広島市安佐南区の社会保険労務士事務所石山社労士事務所スタッフブログ

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マイナンバーの取り扱いについて

みなさまこんにちは。

今年も残すところあと少し。

この時期になると社労士事務所では年末調整で大忙しです。

さて、平成28年から年末調整書類にもマイナンバーの記載欄が追加されました。

 そこで、再度マイナンバー(個人番号)の取り扱いについて確認しておきましょう。

 

マイナンバーは、本人の同意があったとしても、「法に定められた範囲以外の第三者提供は禁止」とされています。例外として認められているのは、会社として社会保険・税の手続きのために行政に提供する場合のみです。

まず、マイナンバーを従業員の方から提出してもらう際には、「利用目的を明示し、厳格に本人確認」をしなければなりません。本人確認にはマイナンバーカード、もしくは通知書カード+免許証やパスポートなどが必要となってきます。

 

次に、記載された書類の保管のルールですが、翌年度以降も利用する必要がある扶養控除等(異動)申告書や給与の源泉徴収票などは、該当の年の翌年から7年間の保管義務があります。

鍵のついたキャビネットで安全に保管・管理する必要があります。

法令で定められた期限から考えると平成29年分の申告書については平成37年以降に廃棄・削除することになるため、担当者が変わっても確実に廃棄・削除出来るように、年代ごとに管理し、ファイルの廃棄するタイミングを記載するとスムーズに作業できます。

個人情報の漏洩を防ぐためにも、最低限の書類の保管で済ませるためにも7年経過したら廃棄することをおすすめします。

破棄する際には、シュレッダーや溶解処理など復元が不可能な方法によって処分することが必要となってきます。

また、行政機関から、毎年5月末頃と退職者の住民税の徴収が出来なくなった際に市町村から「給与支払報告書・特別徴収に係る給与所得異動届出書」が送付されてきますが、この書類は保管義務がないので、不要になったら廃棄しても構いません。

マイナンバーが記載された書類を机に置きっぱなしで席を外したり、簡易書留ではなく普通郵便で送ってしまったり、うっかりしたことが情報漏えいや紛失などの事故につながってしまうので、十分注意して取り扱うことをおすすめします。

深山

 

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